Wynajem mieszkania firmie znacznie poszerza grono potencjalnych zainteresowanych lokalem. Daje też nadzieję na wyższe zyski: w końcu klient biznesowy ma nieco inne priorytety niż osoba prywatna. Tylko jak świadczyć usługi najmu przedsiębiorcom zgodnie z prawem i korzystnie dla siebie? Podpowiadamy – w artykule zebraliśmy najważniejsze zasady wynajmowania lokali firmom przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej.
| Podane w tekście informacje są aktualne na dzień jego opracowania (tj. 20 maja 2025 roku) i nie stanowią porady prawnej. Umowę najmu mieszkania – czy to firmie, czy osobie prywatnej – powinien zaopiniować prawnik. Warto również skorzystać ze wsparcia doradcy podatkowego. |
Wynajem mieszkania firmie przez osobę fizyczną – czy to zgodne z prawem?
Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, może wynająć mieszkanie firmie – na cele zarówno mieszkaniowe (np. dla pracowników), jak i użytkowe (np. na biuro). Przepisy nie nakładają na wynajmującego obowiązku rejestrowania działalności gospodarczej tylko dlatego, że zawiera odpłatną umowę najmu. W takiej sytuacji mamy do czynienia z tzw. najmem prywatnym. Konieczność założenia firmy dyktuje dopiero wysokość uzyskiwanych z najmu przychodów.
Najem prywatny nie wymaga rejestracji w CEIDG ani uzyskania NIP-u (o ile wynajmujący nie prowadzi innej działalności), ale jest opodatkowany – czyli od przychodów z tytułu najmu należy zapłacić podatek (więcej o tym w dalszej części artykułu). Wynajmujący nie musi też wystawiać firmie faktur – umowa najmu i comiesięczne płatności wystarczą, aby przedsiębiorca mógł rozliczyć wynajem mieszkania w kosztach firmy.
Zgodnie z prawem przedsiębiorców:
Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły1.
Czy wynajem mieszkania – firmie lub osobie prywatnej – nosi znamiona działalności gospodarczej, zależy od skali i kosztów usług. W świetle prawa nie jest działalnością gospodarczą drobna działalność wykonywana przez osobę fizyczną (która w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej), o ile miesięczny przychód z niej nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia2.
Jeśli więc zamierzasz wynajmować jedno małe mieszkanie, nawet na stałe, nie musisz rejestrować działalności, choć oczywiście możesz. Jeśli jednak rozważasz np. cztery nowe mieszkania na sprzedaż w Gdańsku i chcesz je wynajmować, to powinieneś założyć działalność gospodarczą.
Wynajem mieszkania firmie – na cele mieszkaniowe czy użytkowe?
Usługi najmu – prywatnego czy w formie działalności gospodarczej – dzielimy zasadniczo na dwie kategorie, czyli wynajem na cele prowadzenia działalności gospodarczej albo na cele mieszkaniowe. Sposób użytkowania lokalu z reguły wpływa na zobowiązania podatkowe oraz prawa i obowiązki obu stron umowy najmu.
Wynajem mieszkania dla firmy także może realizować jeden z tych dwóch celów:
- Wynajem nieruchomości na potrzeby mieszkaniowe pracowników jest niezbędny w wielu firmach. Czasem zatrudnieni wykonują pracę poza miejscem swojego stałego zamieszkania: tymczasową, w ramach delegacji albo stałą (np. za granicą). Firma zapewnia im wówczas mieszkanie, które może wynająć od osoby prywatnej lub prowadzącej działalność.
- Wynajem na cele związane z prowadzeniem działalności, np. biuro, gabinet czy sklep, jest niezbędny w większości firm, często już na starcie. Nieruchomość musi jednak spełniać określone warunki, a usługa najmu może wymagać zmiany sposobu użytkowania lokalu, co pociąga za sobą konsekwencje podatkowe.
Wynajem mieszkania na cele prowadzenia działalności gospodarczej
Zacznijmy od omówienia sytuacji, w której osoba fizyczna wynajmuje mieszkanie firmie zamierzającej prowadzić w nim działalność gospodarczą. Przyjmijmy, że najemcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, której wynajmujący (właściciel), będący osobą fizyczną, odpłatnie udostępnia lokal na świadczenie usług biura rachunkowego. Znajdujące się w mieszkaniu pomieszczenia firma zagospodaruje na:
- biuro obsługi klientów,
- gabinet prezesa,
- salę konferencyjną,
- sekretariat z poczekalnią,
- pomieszczenie socjalne.
Żadne z pomieszczeń nie zostało przeznaczone na cele mieszkaniowe. Wynajem lokalu przez osobę fizyczną firmie nie będzie wówczas podlegał takim samym regulacjom jak relacja wynajmujący – lokator.
Wynajem mieszkań dla firm a ustawa o ochronie praw lokatorów
Co to oznacza dla właściciela? W sytuacji wynajmu mieszkania na cele prowadzenia działalności nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Te korzystne dla najemców zapisy często ograniczają możliwości egzekwowania swoich praw przez właścicieli nieruchomości, nawet jeśli dzierżawca nie wywiązuje się z umowy. Wynajem mieszkania na cele prowadzenia działalności bywa więc pod tym kątem „bezpieczniejszy”. Wynajmujący może łatwiej i skuteczniej pozbyć się uciążliwych najemców, gdy łamią oni ustalone wcześniej warunki najmu.
Ustawa o ochronie lokatorów obowiązuje wyłącznie lokale w rozumieniu zawartej w niej definicji, czyli:
[…] lokal służący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, a także lokal będący pracownią służącą twórcy do prowadzenia działalności w dziedzinie kultury i sztuki; nie jest w rozumieniu ustawy lokalem pomieszczenie przeznaczone do krótkotrwałego pobytu osób, w szczególności znajdujące się w budynkach internatów, burs, pensjonatów, hoteli, domów wypoczynkowych lub w innych budynkach służących do celów turystycznych lub wypoczynkowych3.
Ten medal ma jednak dwie strony. Zmiana przeznaczenia lokalu na cele użytkowe może pociągnąć za sobą wyższy podatek od nieruchomości. Często również wspólnoty mieszkaniowe lub spółdzielnie mają inne, wyższe stawki czynszu (oraz jego części składowych, np. wywozu odpadów) dla lokali, w których prowadzona jest działalność gospodarcza.
Wynajem mieszkania na cele prowadzenia działalności a zmiana sposobu użytkowania lokalu
Czy trzeba zmienić przeznaczenie lokalu, aby wynająć mieszkanie firmie? Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności – tego, czy rzeczywiście spowoduje ona zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego. Zgodnie z prawem budowlanym przez tę zmianę rozumie się:
[…] 2) podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń;
3) podjęcie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zaliczanej do przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko […].4
W takiej sytuacji zmianę sposobu użytkowania lokalu należy zgłosić organowi administracji architektoniczno-budowlanej, upewniwszy się wcześniej (trzeba dysponować stosownym zaświadczeniem wójta, burmistrza lub prezydenta miasta), że jest on zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego.
Dostosowanie mieszkania do prowadzenia działalności gospodarczej
Dobrze, jeśli umowa najmu zawierana pomiędzy osobą fizyczną a firmą określa, w czyjej gestii leży dostosowanie lokalu do potrzeb prowadzonej w nim działalności gospodarczej. Dokument powinien również precyzować kwestie odpowiedzialności za ewentualne uchybienia i zabezpieczać właściciela mieszkania przed nieuczciwymi zachowaniami najemcy.
Standardowym rozwiązaniem w tym zakresie jest zobowiązanie najemcy do pokrycia ewentualnych szkód powstałych w związku z użytkowaniem przez niego wynajmowanych pomieszczeń. W przypadku dużych firm o ugruntowanej pozycji na rynku zabezpieczeniem takiego zobowiązania bywa np. gwarancja bankowa wystawiona przez bank najemcy.
Wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe
Nieco inaczej wygląda sytuacja, w której przedmiotem umowy jest wynajem mieszkania firmie dla pracowników, czyli na cele mieszkaniowe. W takim przypadku mamy już do czynienia z lokatorami, a więc także z prawną ochroną ich praw.
Wynajem mieszkania firmie przez osobę fizyczną – najem okazjonalny czy instytucjonalny?
Wiele wątpliwości wśród właścicieli wynajmujących nieruchomości przedsiębiorcom budzi forma najmu. Wynajmujemy mieszkania dla pracowników, na cele mieszkaniowe, więc zastosowanie ma ustawa o ochronie praw lokatorów, a więc także pojęcia najmu okazjonalnego i instytucjonalnego.
Z punktu widzenia wynajmującego mieszkanie właściciela korzystniejszy może być najem okazjonalny, który w obliczu przepisów o ochronie praw lokatorów daje nieco większe możliwości obrony własnych interesów.
Umowa najmu okazjonalnego to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas określony (maksymalnie 10 lat). Do umowy najmu okazjonalnego należy dołączyć m.in.:
[…] 2) wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu;
3) oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o którym mowa w pkt 2 lub ust. 3, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu […]5.
Ponadto:
- W razie utraty możliwości zamieszkania w lokalu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, najemca jest obowiązany w terminie 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu wskazać inny lokal, w którym mógłby zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, oraz przedstawić oświadczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, pod rygorem wypowiedzenia umowy, o którym mowa w art. 19d ust. 5.
Mówiąc prościej – lokator musi mieć alternatywne miejsce zamieszkania w razie wypowiedzenia umowy najmu – nie może się zasłaniać tym, że nie ma się gdzie podziać. Umowę najmu okazjonalnego należy jednak zgłosić do urzędu skarbowego (w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu)6.
Umową najmu instytucjonalnego lokalu jest z kolei:
[…] umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali7.
Jeżeli właściciel nieruchomości prowadzi własną działalność gospodarczą i wynajmuje mieszkanie dla pracowników firmie, to w tym przypadku zastosowanie mogą mieć wprowadzone w 2017 roku przepisy o najmie instytucjonalnym. W pozostałych sytuacjach mamy do czynienia z najmem okazjonalnym.
Wynajem lokalu pod działalność gospodarczą: podatek od nieruchomości, podatek dochodowy i VAT
Usługi najmu mieszkania zawsze wiążą się z obowiązkami podatkowymi. Jakie podatki i stawki podatku obowiązują wynajmującego? To zależy, na jakiej podstawie i w jakim celu wynajmuje nieruchomość.
Podatek dochodowy
Niezależnie od tego, na jakie cele właściciel wynajmuje mieszkanie (mieszkaniowe czy użytkowe) i na jakiej podstawie, wynajem opodatkowany jest podatkiem dochodowym. W ramach działalności gospodarczej wynajmujący rozlicza się z dochodu zgodnie z wybraną formą opodatkowania (np. skala podatkowa, ryczałt). W ramach najmu prywatnego obowiązuje natomiast obecnie jedna forma opodatkowania – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z tytułu najmu wynosi 8,5% przychodu do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% przychodu od nadwyżki ponad 100 000 zł8.
- Opodatkowanym przychodem z najmu jest z reguły umówiony czynsz płacony przez najemcę. Nie są nim już jednak często podnoszące wysokość czynszu wydatki, takie jak opłaty pobierane przez wspólnotę/spółdzielnię czynsz czy rachunki za media.
- Przychód powstaje w chwili otrzymania zapłaty od najemcy. Podatek należy obliczać i wpłacać co miesiąc (lub co kwartał po spełnieniu określonych warunków) do urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 następnego miesiąca na indywidualny mikrorachunek podatkowy.
Podatek od nieruchomości
Dokładne stawki podatku od nieruchomości ustala gmina właściwa dla położenia nieruchomości, niemniej maksymalne wartości ustanowiono w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych. I w tym przypadku ogromne znaczenie może mieć omówiona wyżej zmiana sposobu użytkowania lokalu.
Maksymalna stawka podatku od budynków (lub ich części) mieszkalnych wynosi bowiem 1,19 złotego metr kwadratowy powierzchni użytkowej, a od budynków używanych na cele prowadzenia działalności gospodarczej – już 34 złote9. Stawka jest wielokrotnie wyższa, dlatego wynajmujący musi ją w razie potrzeby uwzględnić w wynagrodzeniu za udostępnienie lokalu.
Nowe mieszkania na sprzedaż w Katowicach czy innym dużym mieście zwykle są obecnie wynajmowane głównie na cele mieszkaniowe – dla firm często powstają lokale usługowe zlokalizowane na piętrze. Warto jednak mieć te stawki na uwadze, gdyby najemca rzeczywiście chciał prowadzić w lokalu działalność gospodarczą.
Lokal wynajmowany firmie na mieszkanie a zwolnienie z VAT
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej i osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą10. Na podstawie umowy najmu prywatnego nie pobiera się więc ani nie odprowadza podatku VAT, bo wynajmujący nie jest jego płatnikiem. A gdy właściciel lokalu zarejestruje pod wynajem lokalu firmę, to może jeszcze skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego. Zgodnie z art. 43. ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT z podatku zwalnia się:
[…] usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe […]11.
Wynajem mieszkania dla firmy w celu ulokowania tam np. pracowników nie podlega opodatkowaniu niezależnie od tego, czy umowa została zawarta na czas nieokreślony, czy na konkretny okres.
Cel inny niż mieszkaniowy = bez zwolnienia z VAT?
Zwolnienie przedmiotowe z VAT nie dotyczy wynajmu lokalu na prowadzenie działalności usługowej, handlowej lub innej. Obowiązek doliczenia podatku VAT mają jednak wyłącznie jego płatnicy, a osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej zwykle nimi nie są. Poza tym również w ramach działalności gospodarczej można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Na mocy art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług:
Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł12.
Umowa najmu lokalu pod działalność gospodarczą – jak zabezpieczyć interesy?
Przed wynajęciem mieszkanie firmie warto dokładnie i pisemnie wyznaczyć zasady korzystania z lokalu i zabezpieczenia na wypadek powstania szkód czy niewywiązywania się ze zobowiązań. W praktyce najczęściej stosuje się kaucję (zwykle równowartość do trzech miesięcznych czynszów), ale możliwe są też inne formy, np. gwarancja bankowa.
Umowa powinna jasno wskazywać, na jakie cele firma będzie wykorzystywać lokal, kto ponosi koszty jego dostosowania i kto odpowiada za potrzebne naprawy czy remonty. Warto w niej zawrzeć zapis o prawie właściciela do kontroli stanu technicznego lokalu w czasie trwania umowy.
Przed przekazaniem lokalu dobrze jest też sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, najlepiej w formie pisemnej, z załączoną dokumentacją zdjęciową. W razie sporu stanowi on podstawę dochodzenia swoich praw – podobnie zresztą jak precyzyjne zapisy o zasadach wypowiedzenia umowy czy karach umownych. Umową najlepiej skonsultować z prawnikiem, zwłaszcza w przypadku wynajmu długoterminowego lub wysokiej wartości lokal.
Podsumowanie: wynajem mieszkania na firmę czy prywatnie?
Wynajem mieszkania firmie zamiast osobie prywatnej może być korzystnym rozwiązaniem na obecnym rynku nieruchomości. Przedsiębiorca często jest skłonny zaakceptować wyższe koszty usługi i daje większą gwarancję stabilnej płatności, zwłaszcza że czynsz zwykle jest księgowanym co miesiąc kosztem podatkowym. Należy jednak pamiętać o zobowiązaniach administracyjnych i podatkowych, a w szczególności o podatku od nieruchomości, którego stawka może znacznie wzrosnąć w przypadku zmiany przeznaczenia lokalu.
Pod wynajem mieszkania na firmę atrakcyjne są obecnie zwłaszcza nowe mieszkania na sprzedaż w Warszawie, Katowicach, Gdańsku i innych dużych ośrodkach miejskich, w którym chętnie działają inwestorzy i agencje pracy tymczasowej – potrzebujący kameralnych biur czy zakwaterowania dla swoich pracowników.
FAQ
1. Firma wynajmuje mieszkanie osobie fizycznej – jaki VAT?
Wynajem mieszkania przez firmę dla osoby fizycznej na cele mieszkaniowe podlega zwolnieniu przedmiotowemu z podatku VAT (również jeśli jest ona czynnym podatnikiem VAT).
2. Wynajem mieszkania w ramach działalności gospodarczej a VAT – kiedy obowiązuje zwolnienie?
Wynajem mieszkań dla pracowników czy innych osób fizycznych na cele mieszkaniowe podlega zwolnieniu przedmiotowemu z podatku VAT. Firmy mogą też skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli roczna wartość ich sprzedaży nie przekracza 200 tysięcy złotych.
3. Czy mieszkanie na firmę jest kosztem?
Mieszkanie wynajęte na cele prowadzenie działalności gospodarczej może być kosztem uzyskania przychodu i obniżać podstawę opodatkowania.
4. Ile kosztuje wynajem lokalu pod działalność gospodarczą?
Cena wynajmu lokalu na cele prowadzenia działalności może być wyższa niż na cele mieszkalne, ponieważ wiąże się z korzyściami finansowymi dla najemcy oraz wyższym podatkiem od nieruchomości.
Źródła
1Art. 3 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/prawo-przedsiebiorcow-18701388/art-3 (dostęp 20.05.2025).↩
2 Art. 5 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/prawo-przedsiebiorcow-18701388/art-3 (dostęp 20.05.2025).↩
3Art. 2 ust. 4 Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/ochrona-praw-lokatorow-mieszkaniowy-zasob-gminy-i-zmiana-kodeksu-16903658 (dostęp 20.05.2025).↩
4Art. 71 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/prawo-budowlane-16796118/art-71 (dostęp 20.05.2025).↩
5Art. 1 i 2 Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/ochrona-praw-lokatorow-mieszkaniowy-zasob-gminy-i-zmiana-kodeksu-16903658 (dostęp 20.05.205).↩
6Art. 19b Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/ochrona-praw-lokatorow-mieszkaniowy-zasob-gminy-i-zmiana-kodeksu-16903658 (dostęp 20.05.205).↩
7Art. 19f Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/ochrona-praw-lokatorow-mieszkaniowy-zasob-gminy-i-zmiana-kodeksu-16903658 (dostęp 20.05.205).↩
8Art. 12 ust. 4 Ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zryczaltowany-podatek-dochodowy-od-niektorych-przychodow-osiaganych-16832090 (dostęp 20.05.205).↩
9Art. 5 ust. 2a i b Ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatki-i-oplaty-lokalne-16793992 (dostęp 20.05.2025).↩
10Art. 15 ust. 1 https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-15 (dostęp 20.05.2025).↩
11Art. 43 ust. 36 Ustawy z dnia z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-15 (dostęp 20.05.2025).↩
12Art. 113 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług o VAT, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-113 (dostęp 20.05.2025).↩
