Wynajem mieszkania dla firmy – zasady, konsekwencje, opodatkowanie

23 lutego 2021

Oprócz umów najmu zawieranych między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorstwami, częstym rodzajem transakcji na rynku nieruchomości jest również wynajem mieszkania firmie przez osobę fizyczną. W tym artykule zebraliśmy wszystkie najważniejsze informacje dotyczące reguł wynajmowania lokali firmom przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej oraz tych, dla których wynajem nie stanowi przychodu z tytułu prowadzenia biznesu.

Wynajem mieszkania firmie na cele użytkowe

Zasadniczo, kwestię najmu lokali mieszkalnych można podzielić na dwie kategorie:

  • wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe – np. dla zatrudnionych w niej pracowników,
  • najem lub dzierżawa na cele związane z prowadzeniem działalności, np. biuro, gabinet, sklep.

Zaczniemy od omówienia drugiego przypadku, czyli sytuacji, w której osoba fizyczna wynajmuje należące do niej mieszkanie firmie, zamierzającej prowadzić w nim działalność. Przyjmijmy, że najemcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, której wynajmujący (właściciel) będący osobą fizyczną, odpłatnie udostępnia lokal na prowadzenie usług biura rachunkowego. Znajdujące się w mieszkaniu pomieszczenia zostaną zagospodarowane na:

  • biuro obsługi klientów,
  • gabinet prezesa,
  • salę konferencyjną,
  • sekretariat z poczekalnią,
  • pomieszczenie socjalne.

Żadne z pomieszczeń nie zostało przeznaczone na cele mieszkalne, co oznacza, że wynajem lokalu przez osobę fizyczną firmie nie będzie podlegał takim samym regulacjom, jak relacja wynajmujący – lokator.

Wynajem mieszkań dla firm a ustawa o ochronie praw lokatorów

Dla właściciela mieszkania oznacza to, że w tym przypadku nie mają zastosowania przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz zmianie Kodeksu cywilnego z 21 czerwca 2001 r. Zapisy te, korzystne dla lokatorów, często ograniczają możliwości egzekwowania swoich praw przez właścicieli nieruchomości, jeśli dzierżawca nie wywiązuje się z umowy. Wynajem mieszkania dla firmy sprawia więc, że wynajmujący może łatwiej i skuteczniej pozbyć się uciążliwych najemców, jeśli łamią oni ustalone wcześniej warunki najmu.

Wynajem mieszkania firmie przez osobę fizyczną – najem okolicznościowy czy instytucjonalny?

Wiele wątpliwości wśród właścicieli nieruchomości dzierżawionych przedsiębiorcom budzi odpowiednia forma najmu. Z punktu widzenia wynajmującego, najkorzystniejszy byłby najem okazjonalny, zwany okolicznościowym, który w obliczu przepisów o ochronie praw lokatorów, daje wynajmującym większe możliwości obrony własnych interesów. Jednak zastosowanie tej formy wynajmu warunkuje spełnienie dwóch istotnych warunków, które muszą zaistnieć łącznie.

  1. Najemcą musi być osoba fizyczna (a nie np. spółka).
  2. Najem musi dotyczyć celów mieszkaniowych.

W omawianej sytuacji żadna z tych przesłanek nie zostaje spełniona. Najemcą jest przedsiębiorstwo, a poza tym, nie zachodzi tu wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe.

Jeżeli właściciel nieruchomości prowadzi własną działalność gospodarczą i wynajmuje lokal innej firmie, to w tym przypadku zastosowanie mogą mieć wprowadzone w 2017 roku przepisy o najmie instytucjonalnym. Jeśli jednak wynajmujący jest osobą fizyczną nieprowadząca działalności, najlepszym rozwiązaniem będzie zawarcie tradycyjnej umowy najmu, z odpowiednim zabezpieczeniem lintersów właściciela. Warto pamiętać, że w odniesieniu do sytuacji nadal zastosowania nie mają przepisy ustawy o ochronie lokatorów.

Jednocześnie przedsiębiorca, którego interesuje wynajem mieszkania dla firmy, powinien upewnić się, czy charakter lokalu pozwala na prowadzenie w nim określonego rodzaju działalności, a więc czy ma on przeznaczenie biurowe, usługowe itp.

Dostosowanie mieszkania do prowadzenia działalności gospodarczej

Umowa najmu zawierana pomiędzy osobą fizyczną a firmą powinna określać m.in. to, w czyjej gestii leży dostosowanie lokalu do potrzeb prowadzonej w nim działalności gospodarczej. Dokument powinien także precyzować kwestie odpowiedzialności za ewentualne uchybienia oraz zabezpieczać właściciela przed nieuczciwymi zachowaniami najemcy. Standardowym rozwiązaniem będzie zobowiązanie się dzierżawcy do pokrycia ewentualnych szkód powstałych w związku z użytkowaniem przez niego wynajmowanych pomieszczeń. W przypadku dużych firm o odpowiedniej pozycji na rynku zabezpieczeniem takiego zobowiązania może być np. gwarancja bankowa wystawiona przez bank najemcy.

Wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe

Nieco inaczej wygląda sytuacja, w której przedmiotem umowy jest wynajem mieszkań dla firm na cele mieszkaniowe. W takim przypadku mamy do czynienia z lokatorami, a więc zastosowanie znajdują przepisy zapewniające ochronę ich praw. Jednocześnie, mimo że lokal wynajęty został na mieszkanie dla pracowników, nadal nie obowiązują przepisy dotyczące najmu okolicznościowego, gdyż najemcą nie jest osoba fizyczna, a firma.

Lokal wynajmowany firmie na mieszkanie, a zwolnienie z VAT

Jeśli wynajmującym nieruchomość firmie na cele mieszkaniowe jest osoba prowadząca działalność gospodarczą niezwiązaną z najmem, to taka transakcja nie jest objęta podatkiem od towarów i usług. Nawet jeśli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, nie zapłaci on podatku zgodnie z art. 43. ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Wynajem mieszkania dla firmy w celu ulokowania tam np. pracowników nie podlega opodatkowaniu niezależnie od tego, czy umowa zastała zawarta na czas nieokreślony, czy na konkretny okres.

Cel inny niż mieszkaniowy = brak zwolnienia z VAT

W sytuacji, gdy wynajem mieszkania firmie przez osobę fizyczną będącą podatnikiem VAT dotyczy wykonywania w tym lokalu działalności biurowej, handlowej lub innej, zwolnienie z podatku nie jest możliwe. W omawianym w pierwszej części artykułu przykładzie, wynajmujący mieszkanie na biuro rachunkowe, będzie więc musiał zapłacić VAT – o ile oczywiście posiada status płatnika tego podatku. Rozważając wynajem mieszkań dla firm, można znaleźć rozwiązanie, które okaże się korzystne z punktu widzenia interesów właściciela. Z drugiej strony – zapewni ochronę lokatorom i jednocześnie, nie będzie wiązało się z koniecznością uiszczania dodatkowych podatków.